A carga de trabalho de qualquer funcionário do Ministério Público estadual é grande, e as responsabilidades envolvidas nas funções, também. A gestão de processos jurídicos desponta justamente para otimizar as tarefas desenvolvidas pelo MP.

Ela envolve melhorias do trabalho com os autos judiciais em todos os níveis — do recebimento à devolução ao Poder Judiciário.

Esse caminho foi observado com minúcia pelas promotoras Ana Cecília Gouvêa e Vanessa Evangelista (fundadoras e pesquisadoras do Núcleo de Estudos e Pesquisas em Gestão de Operações Jurídicas, NUGOJ), no livro  Gestão de Promotorias de Justiça e seus processos de negócio, publicado pelo Ministério Público do Estado de Minas Gerais.

Em trabalho desenvolvido com o engenheiro e professor Renan Evangelista, elas descreveram estratégias e ações táticas para aperfeiçoar a gestão de processos jurídicos do MP. 

Quer saber como? Aqui, você vai entender a importância do gerenciamento e como ele é aplicado sob a ótica descrita pelas próprias promotoras!

O QUE É A GESTÃO DE PROCESSOS JURÍDICOS NO MP

É importante diferenciar as conotações de “processo” para compreender a gestão no âmbito do Ministério Público estadual.

Em primeiro lugar, considerem-se os processos jurídicos. Eles são o método por que se opera a jurisdição para compor o litígio — a formalização do conflito que foi apresentado ao MP. São um dos “produtos” finais do órgão.

Um processo jurídico compreende um pedido para a resolução do conflito, que é submetido ao Poder Judiciário. Até a solução, há diversos trâmites, que envolvem troca de informações entre o Judiciário e Ministério Público estadual.

De maneira geral, cabe ao MP analisar e transformar o que recebe (autos judiciais) e gerar denúncias, recursos, pareceres e outras manifestações possíveis para o Judiciário.

Entre o início e o fim dessa sequência, há diversas etapas administrativas. Elas envolvem os funcionários do MP (inclusive os promotores), os sistemas adotados em cada função e até o ambiente físico em que acontecem.

É precisamente para abranger tantos fatores que surge a gestão de processos jurídicos.

O QUE SIGNIFICA GERENCIAR PROCESSOS JURÍDICOS

Segundo as promotoras de Justiça, o caminho dos autos judiciais no Ministério Público estadual tem várias etapas. De maneira simplificada e sob ponto de vista do MP, elas podem ser esquematizadas em:

  • receber;

  • triar;

  • examinar;

  • minutar;

  • manifestar;

  • revisar/conferir;

  • devolver.

Todas dependem de mecanismos e ações que envolvem os funcionários do MP — promotores, estagiários, assessores e outros servidores.

Em sentido amplo, a gestão é um requisito de funcionamento de toda organização (entendida aqui como qualquer forma de agrupamento de pessoas que trabalham para realizar objetivos comuns, como o Ministério Público).

A gestão cuida dos processos de trabalho — as atividades recorrentes que, cotidianamente, tornam possível o funcionamento da organização, como a ordenação física e digital dos autos.

De maneira mais clara (e com o entendimento de que a natureza destas atividades é bastante diferente), pode-se aproximar esse trabalho da produção empresarial.

Quando se fala em produção, tem-se mente que “toda organização produz algo”, ou seja, gera produtos ou serviços. Uma montadora de automóveis, por exemplo, produz carros para serem comercializados aos clientes.

A produção depende de etapas interdependentes, que necessitam de gerenciamento para se conectar.

Com o Ministério Público, não é diferente: a instituição também produz. Dentre os inúmeros resultados do trabalho do órgão, há processos jurídicos.

Grande parte do trabalho desenvolvido nos processos jurídicos pelos magistrados, membros do Ministério Público, servidores das Varas Judiciárias e servidores do Ministério Público é representada por processos de trabalho.

Ou seja, muitas atividades jurídicas ou administrativas realizadas no processo jurídico são rotineiras, sequenciadas, transformam “entradas” de autos em “saídas”.

A gestão de processos jurídicos, nesse cenário, é a ordenação dos processos de trabalho para garantir o funcionamento do MP na prática.

QUAL É A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE PROCESSOS JURÍDICOS

Antes da Constituição de 1988, os papéis que cabiam ao Ministério Público eram reduzidos, quando comparados às funções explicitadas pela Carta.

Se, antes, cabia aos seus membros apenas promover ações penais públicas e, raras vezes, ações cíveis ou de fiscalização da lei, nas últimas décadas somaram-se uma série de funções a essas.

O MP passou a ser responsável por aspectos amplos como “a defesa da ordem jurídica, do regime democrático e dos interesses sociais e individuais indisponíveis”, segundo o artigo 127 da Constituição.

A fim de abranger um escopo tão grande, o aparato administrativo que cabe ao Ministério Público — inclusive estadual — naturalmente foi expandido. A atuação dos promotores tornou-se menos individualizada e se apoia em mais assessores, servidores administrativos e estagiários.

A descentralização e o apoio são extremamente importantes para a eficiência do órgão, porém aumentam o desafio de lidar com os processos jurídicos, pois que abrangem mais etapas e pessoas.

E, ainda, passaram a ser exigidas noções administrativas dos próprios promotores, de quem são cobradas habilidades de gestão, além do conhecimento jurídico.

Em um panorama em que os processos jurídicos dependem de variados processos de trabalho, a gestão é essencial porque prevê cada etapa e procedimento adotado por todos os membros do MP de maneira otimizada.

COMO FUNCIONA O GERENCIAMENTO DE PROCESSOS

Gerenciar processos jurídicos é encadear várias etapas de trabalho, da entrada dos autos à devolução para o Judiciário. O trabalho dos promotores está, muitas vezes, no centro desse trajeto, mas só é possível com colaboração de outras atividades.

Cada Promotoria depende de funções administrativas (relacionadas à infraestrutura, materiais, controle de informações e contato com os demandantes locais), judiciais (os procedimentos penais, cíveis, entre outros que tramitam pelas Varas Judiciais), extrajudiciais (inquéritos civis, fiscalizações etc.) e institucionais (atividades com envolvimento da Administração Superior do Ministério Público, como a Procuradoria-Geral de Justiça e o Colégio de Procuradores de Justiça).

A gestão de processos jurídicos eficiente estabelece padrões para as rotinas que envolvem os autos judiciais nos órgãos de execução, o que ultrapassa devolvê-los ao Judiciário no prazo!

No livro Gestão de Promotorias de Justiça e seus processos de negócio, são descritas formas otimizadas de gestão de processos jurídicos.

Segundo as autoras, essas táticas permitem, entre outros pontos:

  • delegação de atribuições aos funcionários, com informações claras e precisas do que deve ser feito;

  • armazenamento físico ou virtual dos autos judiciais em locais onde cada pessoa da equipe saiba quando o trabalho deve ser iniciado, como deve ser feito e para onde deve ser destinado (com um método de controle de estoque, o First In, First Out, que prevê que as primeiras entradas a chegarem devem ser as primeiras a serem devolvidas);

  • organização do trabalho com substituições automáticas de funcionários em casos de ausências, o que evita paralisação de atividades;

  • melhoria contínua da qualidade das manifestações entregues (com diminuição das idas e voltas de autos entre Poder Judiciário e Ministério Público) e das atividades realizadas no trâmite do auto judicial;

  • diminuição da sobrecarga no trabalho a fim de eliminar retrabalhos e desencontros de informações entre os funcionários;

  • manutenção de acervo “mínimo ou quase zero”, na medida em que os autos judiciais simples não ficam paralisados.

De maneira concreta, alcançam esses resultados com o estabelecimento de boas práticas, como:

  • organização de materiais, com criação ou reestruturação de locais físicos e virtuais de armazenamento dos autos judiciais, com nomenclaturas que seguem o andamento do trâmite;

  • padronização e documentação de nomes de arquivos, o que facilita a localização deles por qualquer funcionário;

  • realização de reuniões periódicas com a equipe para implementação dos métodos e constantes melhorias;

  • estabelecimento da programação da produção, que define em que momento os processos de trabalho são realizados.

  • adoção de modelos de manifestações;

  • implementação de agenda compartilhada com a equipe para registro de audiências (com possibilidade de anotar, por exemplo, se a audiência é simples ou complexa).

Ainda segundo as promotoras, o primeiro passo para alcançar uma gestão de processos jurídicos efetiva é garantir que todos os integrantes da equipe conheçam o que se faz com o auto judicial, desde o recebimento dele no órgão de execução até a devolução ao Poder Judiciário.

Isso ultrapassa o conhecimento da manifestação jurídica: esclarece todo o trâmite interno dos autos nos órgãos de execução. Mapeia o que é feito com eles e descreve atividades envolvidas, relações com outros processos de negócio, participação de cada funcionário, prioridades e ações seguintes.

Como é possível perceber, a gestão de processos jurídicos é uma ferramenta essencial para fortalecer o funcionamento do Ministério Público estadual, objetivo de qualquer profissional da área!

Quer saber o que a CONAMP faz pelo Ministério Público e como ajuda promotores a desenvolver um trabalho melhor? Entre em contato conosco!

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